Stairoids koppelen aan HubSpot: wat de koppeling doet en hoe je hem inricht

14 september 2026 · 7 minuten · Door Dennis Schellekens

De koppeling tussen Stairoids en HubSpot werkt twee kanten op. De standaardroute loopt van HubSpot naar Stairoids: zodra een company in HubSpot een lifecycle stage bereikt die je kiest, doet Stairoids daar iets mee, bijvoorbeeld een label geven of in een accountlijst zetten. De andere kant op stuurt Stairoids een account met de bijbehorende personen naar HubSpot zodra er in Stairoids iets gebeurt: een funnelfase die verandert, nieuwe activiteit, een score die een drempel passeert, of een company die in een opgeslagen filter valt.

Wat er precies overgaat, van een enkele property tot de volledige tijdlijn van signalen, en wanneer, stel je per automatisering in. Dat is de kracht van de koppeling en tegelijk de plek waar het meestal misgaat: wie alles doorzet, heeft binnen een maand een CRM vol accounts waar niemand om vroeg.

Van HubSpot naar Stairoids: lifecycle stages als startpunt

HubSpot kent acht lifecycle stages voor companies: Subscriber, Lead, Marketing Qualified Lead, Sales Qualified Lead, Opportunity, Customer, Evangelist en Other. In Stairoids kies je één van die fasen als trigger. Zodra HubSpot meldt dat een company die fase bereikt, voert Stairoids de stappen uit die je eraan hebt gehangen.

Bij het aanzetten haalt Stairoids ook alle companies binnen die op dat moment al in die fase staan. Je begint dus met de volledige lijst, niet alleen met wat er vanaf nu verandert.

De stappen aan de Stairoids-kant zijn eenvoudig: een label toevoegen, het account in een accountlijst zetten, of een signaal loggen. Daarmee maak je HubSpot leidend voor de commerciële status. Een company die in HubSpot Customer wordt, krijgt in Stairoids het label klant en valt daarmee uit de plays die op nieuwe accounts gericht zijn. Een company die Opportunity wordt, komt in een lijst met een eigen play, waarin een websitebezoek een andere betekenis heeft dan bij een onbekend bedrijf.

Van Stairoids naar HubSpot: wanneer gaat een account naar het CRM?

Stairoids heeft vier uitgaande triggers.

Funnelfase verandert. Stairoids deelt accounts in op score: Cold Start vanaf 0 punten, Microdose vanaf 50, Lift-Off vanaf 100, Full Rush vanaf 200, Peak State vanaf 300. Je kunt de automatisering laten lopen bij elke faseverandering, of alleen als een account in één specifieke fase aankomt.

Nieuwe activiteit. Je kiest welke signaaltypen tellen en binnen hoeveel dagen. De automatisering loopt pas als het account elk gekozen signaal minstens één keer heeft laten zien in die periode. Bijvoorbeeld: websitebezoek, een like op een post en een profielweergave, alle drie binnen drie dagen.

Scoreverandering. Een minimale stijging in punten, een drempel die gepasseerd wordt, of een totaal over een aantal dagen voor accounts die langzaam opbouwen. De drempel vuurt één keer, en pas opnieuw als de score er weer onder is geweest.

Opgeslagen filter. Zodra een company nieuw in een van je opgeslagen filters valt. Standaard alleen voor nieuwe binnenkomers; je kunt ook eenmalig alle companies meenemen die er al in staan.

Elke trigger kun je begrenzen tot accounts met bepaalde labels, accounts in bepaalde lijsten, of accounts die nu in bepaalde funnelfasen zitten. Die begrenzing is geen bijzaak. Ze bepaalt of je CRM een werklijst wordt of een stortplaats.

Per automatisering kies je ook welke personen meegaan: standaard de vijf personen met de hoogste IWS, of alleen de personen die aan je buyer persona's voldoen, met of zonder IWS.

Naast de automatiseringen is er een handmatige route: je kiest een account, kiest de personen die je wilt meesturen, en Stairoids laat vooraf zien welke HubSpot-company het als match ziet.

Wat komt er in HubSpot terecht?

Vier soorten data, in beide richtingen. Companies in Stairoids worden companies in HubSpot en andersom. Leads in Stairoids worden contacten in HubSpot, gekoppeld aan hun company. Properties gaan beide kanten op: een Stairoids-score, funnelfase of ICP als company-property in HubSpot, en HubSpot-velden als context in Stairoids. En signalen worden tijdlijnitems: een websitebezoek, een like op een post, een profielweergave of een nieuwe connectie verschijnt als activiteit op de tijdlijn van de company of het contact in HubSpot, met datum en type. Bekijk de Stairoids-app in de HubSpot App Marketplace.

Dat laatste is wat de koppeling anders maakt dan een export. De accountmanager hoeft Stairoids niet te openen om te zien wat er bij een account is gebeurd; het staat in HubSpot naast de e-mails, gesprekken en deals die daar al stonden.

Welke velden en welke signalen je meestuurt, stel je per automatisering in. De koppeling zoekt eerst of de company al bestaat; wat er gebeurt als dat niet zo is, aanmaken of overslaan, is een keuze bij het inrichten. Onze aanbeveling is om met de properties klein te beginnen, fase en score, en de tijdlijn te beperken tot de signalen waar sales iets mee kan.

Een voorbeeld: van Full Rush naar een taak voor de accountmanager

Stel: een IT-dienstverlener met een lijst van tweehonderd doelaccounts in Stairoids. De accountmanagers werken in HubSpot en willen niet in een tweede systeem kijken.

Aan de HubSpot-kant staat één trigger: bereikt een company de fase Customer, dan krijgt het account in Stairoids het label klant. Daardoor lopen de plays voor nieuwe accounts er niet meer op.

Aan de Stairoids-kant staat één automatisering: komt een account uit de doelaccountlijst in Full Rush, dan gaat het naar HubSpot. Mee gaan de company, de buyer persona's met een IWS als contacten, de funnelfase en de score als property, en de signalen van de afgelopen dertig dagen als tijdlijnitems, of een langere periode als de aanloop langer was. In HubSpot ziet de accountmanager dus bij de company: drie contacten, een fase, een score, en daaronder de tijdlijn met wat er gebeurde. Dinsdag bezocht iemand van het bedrijf de prijzenpagina. Woensdag likete de operationeel directeur een post. Donderdag bekeek de IT-manager het profiel van de accountmanager.

Komt er in de weken daarna nieuwe activiteit bij dat account, dan loopt een tweede automatisering: alleen nieuwe signalen, alleen voor accounts die al in HubSpot staan, als tijdlijnitem erbij. Zo groeit het beeld in HubSpot mee zonder dat er nieuwe companies bijkomen.

De accountmanager ziet dus alleen accounts uit de eigen lijst die aantoonbaar in beweging zijn, met de mensen en de aanleiding erbij. Alles daaronder blijft in Stairoids, waar marketing ernaar kijkt.

Dit is een illustratief voorbeeld. De lijst, de fase en de velden zijn keuzes die per organisatie anders uitvallen.

Wat gaat er standaard mis?

Alles doorzetten. Dat is de fout die we het vaakst zien, en hij is begrijpelijk: de koppeling kan het, dus waarom niet. Het gevolg is een CRM vol companies zonder eigenaar, zonder aanleiding en zonder vervolgstap. Sales ziet de eerste week alles, de tweede week niets meer.

De oplossing zit in de begrenzing die de koppeling zelf al biedt. Laat alleen accounts door die in een lijst staan die sales herkent. Laat alleen accounts door vanaf een fase die een gesprek rechtvaardigt. Stuur alleen de personen mee die aan een persona voldoen. En spreek af wie in HubSpot eigenaar wordt van wat er binnenkomt, want een company zonder eigenaar is een company die niemand opvolgt.

Het tweede aandachtspunt is de richting van de waarheid. HubSpot is leidend voor de commerciële status: wie klant is, wie in onderhandeling zit. Stairoids is leidend voor het signaal: wie beweegt. Laat de koppeling die twee niet door elkaar halen. Een score uit Stairoids hoort een lifecycle stage in HubSpot niet te overschrijven.

Wat heb je nodig voordat je koppelt?

De koppeling installeer je vanuit de HubSpot App Marketplace; daarvoor heb je in HubSpot de rechten nodig om apps te installeren, en een Stairoids-abonnement. De listing noemt alle compatibele HubSpot-abonnementen, dus er is geen apart pakket voor nodig. Verder een afspraak over wat de lifecycle stages bij jullie betekenen, want die afspraak bestaat vaak alleen in hoofden. En in Stairoids een afgebakende ICP en minstens één accountlijst, zodat de begrenzing ergens op kan rusten. Zonder die lijst heeft de koppeling geen filter en gaat er te veel door.

Wat Stairoids zelf doet en wat je inricht voordat een koppeling zinvol wordt, staat in Wat is Stairoids en wat kun je ermee?

Werkt dit ook met Salesforce, Pipedrive of Dynamics?

Ja. HubSpot en Pipedrive hebben een eigen koppeling in Stairoids. Salesforce, Microsoft Dynamics, Monday CRM en Teamleader Focus lopen via een gedeelde CRM-laag die hetzelfde doet: een company zoeken op domein, naam of LinkedIn-URL, aanmaken als hij ontbreekt, contacten koppelen en eigen velden aanmaken.

Voor Salesforce is er één stap vooraf: een Salesforce-admin installeert eerst het Stairoids-pakket in de eigen org, met "Install for All Users". Dat hoeft één keer.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als een bedrijf nog niet in HubSpot staat?

Dat stel je in: aanmaken of overslaan. Voor de meeste organisaties is aanmaken alleen zinvol voor accounts uit een lijst die sales herkent.

Kan ik een account handmatig naar HubSpot sturen?

Ja. Je kiest het account en de personen, en Stairoids laat vooraf zien welke HubSpot-company het als match ziet.

Kan HubSpot bepalen welke accounts Stairoids negeert?

Ja. Een lifecycle-trigger op Customer geeft die accounts in Stairoids een label, en je plays sluiten dat label uit.

Moet ik eerst mijn HubSpot opschonen?

Niet per se, maar de koppeling matcht op wat er staat. Dubbele companies in HubSpot leveren dubbele matches op. Een korte opschoonronde op domeinen voorkomt dat.